Oricine a lucrat vreodată într-un birou știe că principala problemă constă în spațiul prea îngrămădit, în care te miști cu greu. Fiecare fișet, dulap sau dulăpior e plin ochi cu documente vechi, pe care nu le poți arunca, dar care ocupă inutil spațiu. O soluție foarte bună prin care salvezi documentele și obții ordine și mai mult spațiu în birou este să apelezi la o firmă de arhivare și depozitare.
„Spațiul câștigat la birou și buna organizare a zonei de lucru sunt foarte importante, deseori nu ne dăm seama că aglomerarea locului de muncă prin tot felul de obiecte poate să ne afecteze randamentul și starea de spirit. Din fericire, problema se poate rezolva foarte ușor prin preluarea acestor cutii cu documente și păstrarea lor în siguranță, pentru costuri modice”
Ștefan Ecxarcu, directorul companiei Global Archive Management
Iată pașii prin care vei face în sfârșit ordine în birou:
- Iei legătura cu o firmă de arhivare și stabilește un contract cu ea, în funcție de buget și de nevoi.
- Predai cutiile cu documentele angajaților firmei de arhivare. Aceștia le preiau și le transportă gratuit într-un depozit în care vor fi arhivate și păstrate.
- Păstrezi legătura cu reprezentanții firmei, pentru a fi mereu la curent cu starea obiectelor pe care le ai în depozit. Poți oricând să le ceri înapoi, transportul fiind gratuit și în acest caz.
Conform legislației în vigoare, depozitele de arhivă trebuie să fie dotate cu instalații de stingere a incendiilor care nu afectează materialul arhivistic și sunt dimensionate corespunzător.
În camerele tezaur sunt obligatorii instalațiile de stingere automata a incendiilor cu gaze inerte. Penalitățile pentru nerespectarea arhivării în codițiile ideale sunt de la 1.000 lei, până la 25.000 lei, dar există situații în care pedeapsa este închisoarea, de la 2 la 7 ani.
