Despre Alexandra Bălțatu am aflat că este Financial & Guest Manager la Classix Festival. Tot ea a decis, într-un final, să ne povestească ce înseamnă acest “job description”, dar și care sunt responsabilitățile și activitățile implicite? Ba chiar mai mult. S-a hotărât să ne spună întreg procesul pregătirii unui festival din perspectiva rolului pe care îl are în cadrul acestuia.
Aș începe prin a spune că muzică clasică este cu totul aparte, iar acest festival este plin de magie. A fost prima dată când am interacționat cu artiști internaționali, mai ales din această zonă și a fost o provocare să pornesc pe acest drum în cadrul Classix Festival.
Tot acest proces începe cu stabilirea clară a programului și a invitaților pentru a avea o perspectivă asupra pașilor care trebuie urmați. Apoi într-adevăr, ne raportăm la partea financiară, vorbim despre tot ce ține de întocmirea contractelor, gestionarea facturilor și efectuarea plăților, rapoarte, facilitarea transportului prin achiziționarea biletelor de avion și desigur că lista continuă.
De la artist la artist, avem o serie de cerințe pe care trebuie să le luăm în considerare pentru a asigura o ședere cât mai plăcută. Întocmirea unui necesar de camere, organizarea transportului local, întâmpinarea propriu-zisă a acestora, asigurarea unui spațiu adecvat pentru pregătirea dinaintea concertului, asigurarea prezenței la timp la repetiții și concerte sunt o parte dintre acțiunile esențiale care trebuie stabilite în detaliu pentru primirea oaspeților.
Desigur, toate aceste lucruri nu se pot întâmplă fără a avea o echipă care să contribuie la îndeplinirea lor.
Care e partea ta preferată din cadrul organizării unui astfel de festival? Dar cea mai … puțin preferată?
Întâlnirea propriu-zisă cu artiștii și invitații este unul dintre cele mai frumoase momente. Practic, acolo începe cu adevărat experiența culturală oferită de festival. Oamenii sunt diferiți, culturile sunt diferite, există o varietate de întâmplări, dar și amintiri cu care vin la pachet.
Partea cea mai puțin preferată aș spune că depinde de context și perspectivă și nu aș putea defini ceva specific. Există anumite situații pe care nu le poți controla, există impedimente care te blochează în mod constant, dar sunt momente care fac parte din organizarea unui festival, pentru a te ajuta să iei cea mai bună decizie în final.
Ce te „ține pe jar” cel mai tare înaintea sau în timpul festivalului?
Festivalul în sine are această putere, înainte, în timpul și chiar după încheierea lui. Sunt atât de multe lucruri care au loc uneori într-un timp scurt, încât aștept cu nerăbdare finalul pozitiv. Este un amalgam de sentimente care mă încearcă în tot acest proces, dar când lucrurile încep să prindă culoare, satisfacția este pe măsură.
Care sunt provocările care vin la pachet cu găzduirea a aproape 100 de artiști invitați ai acestei ediții Classix Festival?
Gestionarea unui număr atât de mare de invitați și artiști poate fi o provocare în sine. Pe lângă concerte, avem și o serie de discuții cu diverse tematici, masterclass-uri susținute de o parte dintre artiștii noștri unde așteptăm și un număr considerabil de bursieri din țară. Această multitudine de evenimente trebuie planificate atent fiind vorba de cerințe și topicuri diferite, cu un flux de invitați, program și logistică diferite.
Totodată, pot exista situații neprevăzute care implică schimbări de ultim moment, situații urgente și trebuie să existe o adaptabilitate la aceste context pentru a duce la bun sfârșit evenimentul, fără a afecta activitatea altor artiști sau a echipei.
În final, este vorba despre găsirea unui echilibru între activitatea ta de bază, nevoile artistului și coordonarea cu întreaga echipă.
Care e concertul pe care îl aștepți cu nerăbdare anul acesta?
Vom avea 8 concerte care ne vor trece prin variații de elemente muzicale și emoții puternice. Sub semnul metamorfozei, tematica acestei ediții, fiecare concert va fi ghidat de propriul peisaj muzical și va avea o notă personală, de aceea sunt sigură că voi fi captivată de la un concert la altul.
Dacă ar fi să mă limitez la unul singur, “Romantic Rendez-Vous” va fi cel mai așteptat pentru că, bineînțeles, ce poate fi mai frumos decât emoția transmisă de romantism?
Cum ai pune în cuvinte relația ta cu muzica clasică?
M-am apropiat și am descoperit mai mult muzica clasică datorită acestui festival. Ascultarea și înțelegerea muzicii clasice este o experiență de învățare și dezvoltare continuă.
Recunosc că nu am avut o înclinație către acest gen până acum, dar interpretarea pe care am întâlnit-o la Classix, mi-a oferit o perspectivă asupra istoriei, culturii și artelor, având în vedere și complexitatea elementelor atât muzicale, cât și vizuale care sunt integrate în concert.
3 lecții de viață, sfaturi sau instrumente indispensabile din arsenalul unui guest manager care are deja 4 ani de experiență în domeniu?
Comunicarea deschisă și clară este esențială pentru pentru un guest manager. Trebuie să existe o capacitate de a lua decizii rapide, de a rezolva probleme, de a transmite informații importante care în final să contribuie la construirea unei relații solide atât cu artiștii și invitații, cât și cu echipa.
În cadrul unui festival, vorbim despre un număr considerabil de artiști și invitați, mai ales când au loc mai multe evenimente într-o singură zi și atenția trebuie să fie distribuită către fiecare.
De aceea este necesară o planificare atentă și detaliată pentru a fi sigur că sunt evitate situațiile care ar putea afecta activitatea altor artiști și care mai departe ar putea afecta imaginea festivalului.
Totodată, se poate întâmpla ca, până și cel mai mic detaliu planificat, să fie schimbat în ultimul moment și atunci trebuie să fii flexibil, să te adaptezi situației pentru că poate fi un factor care să influențeze buna desfășurare a unui concert.
În fapt, consider că toată experiența ar trebui împletită cu răbdare și atenție către micile detalii care necesită timp și implicare.
